弁護士の事件記録は、紙の書類をPDF化してPCに保存しているだけだと、「あの書面どこに入れたっけ？」という検索地獄になりがちです。
LegalWinのPDF管理機能は、事件記録を単に保存するだけでなく、OCR全文検索・ブックマーク・手書きメモ・証拠説明書の生成など、記録を徹底的に活用するための機能を備えています。

ここでは、PDF管理機能を隅々まで使いこなすための特徴をご紹介します。

特徴１　アップロードしたPDFをOCRできる

LegalWinに事件記録のPDFをアップロードし、OCR処理を選択すると、バックグラウンドでOCR処理が行われます。
スキャンしたままの画像PDFであっても、数分後にはテキスト検索可能な状態になります。

スキャナーやコピー機でPDF化した書類を、OCRソフトにかけ直す手間は不要です。
文字情報を持たないPDFも「検索できる記録」になるため、後で特定のキーワードを含む書面を探すのが格段に楽になります。
詳しくはファイルを保存し事件記録のOCR全文検索をご覧ください。

特徴２　事件単位の全文検索で目的の書面に数秒で到達

事件詳細画面のファイル一覧には、その事件に含まれるすべての記録を横断検索する検索バーがあります。
たとえば「手付金」というキーワードで検索すれば、契約書・証拠・準備書面のうち、その語を含むPDFだけが絞り込まれます。

検索結果ではヒット箇所もハイライト表示されるため、どのPDFの何ページ目に該当記述があるかを一目で把握できます。「あの書面、どのPDFだったか思い出せない」という時間の浪費が一切なくなります。

特徴３　ブックマーク機能で「付箋」を置き換える

紙の記録に付箋を貼っていた作業を、LegalWinのPDFビューアの「ブックマーク」が置き換えます。重要な箇所にワンクリックでブックマークを付けておけば、該当ページに一瞬でジャンプできます。

ブックマークにはメモも付けられるため、「このページは損害額の算定根拠」「このページは和解提案のきっかけ」といったコメントを残しておけます。
紙の付箋と違って、何枚貼っても記録が分厚くならず、検索もできます。ブックマーグだけを一覧表示することもできます。
詳しくは付箋を置き換えるブックマークメモ、およびPDFのブックマーク機能を使うをご覧ください。
また新機能として、複数の書類が含まれたPDFについて、AIを利用することで自動的に文書の区切りの部分でブックマークを作成する機能もありますので、合わせてご活用ください。

特徴４　証拠説明書を半自動で作成（mints対応）

事件ファイル一覧からPDFを選び、ワンクリックで証拠番号を採番すると、証拠説明書のひな形が自動生成されます。
各証拠の号証番号・標目・作成者・立証趣旨を記入すれば、体裁の整った証拠説明書が即座に出力できます。

証拠が増えるたびに番号を振り直したり、Excelで証拠一覧を管理したりする運用から解放されます。
証拠の入替えや枝番の付与はドラッグ・アンド・ドロップで直感的に行うことができます。
また、PDFに証拠番号を付与して出力することもできますのでmintsでのアップロードにも便利です。
わざわざこのためにだけツールを購入する必要はありません。
詳しくは証拠説明書作成機能を使う、および証拠に証拠番号を付けるをご覧ください。関連する実務的な運用のヒントは証拠説明書の作成と証拠番号の管理を効率化する方法でも解説しています。

特徴５　OCR結果のコピーで引用文の入力が一瞬に

準備書面で相手方主張書面や証拠の文言をそのまま引用する場面は少なくありません。LegalWinではPDF上の任意の範囲を選択してOCRテキストをコピーできるため、スキャンされた画像PDFからでもテキストをそのまま書面に貼り付けられます。

紙の書面から手入力で写経のように書き写す作業が不要になるため、引用の正確性も上がります。

特徴６　行数目盛りで準備書面の引用がスムーズに

準備書面で証拠を引用する際、「甲第○号証の第○頁第○行目」という形で行を指定することがあります。LegalWinのPDFビューアには、ページ左側に行数目盛りを表示する機能があり、引用すべき行番号がその場で確認できます。

目盛りを頼りに手動で数える必要がなく、引用先の行番号をそのまま書面に書き写せます。特に証拠が多い事件では、この機能ひとつで準備書面の作成時間が大きく短縮されます。詳しくは記録の行数目盛り表示、手書きでの書き込み対応をご覧ください。

特徴７　タブレットモードで記録に直接手書きできる

iPadなどタブレットでLegalWinを開き、Apple PencilやスタイラスでPDFに直接書き込むことができます。紙の記録にボールペンで引いたようなアンダーライン、赤ペンでの校正指示、余白への走り書きが、すべてデジタル上で再現できます。

書き込みは他の弁護士・事務員とリアルタイムで共有されるため、「紙ベースで回覧していた記録」をそのままデジタル化できます。期日に記録を持って行く代わりに、タブレット1枚で法廷に立てるワークスタイルも可能です。

記録を「保存するだけ」で終わらせない

PDF管理機能の本質は、記録をただ保存することではなく、必要な情報に最短距離で辿り着けるようにすることです。
OCR全文検索で探す時間をゼロに、ブックマークと行数目盛りで書面作成を効率化し、証拠説明書を半自動で作る――これらを組み合わせると、事件記録がはじめて「活きた資料」になります。

紙記録の検索時間を体感的にゼロに近づけたい方は、ぜひ法律事務所のペーパーレス化完全ガイドも併せてご覧ください。
引き続き、LegalWinをもっと使いこなす！で、レベル4以降もぜひお試しください。